66. Czy biuro ma znaczenie?

Autor: Michał Zaborek

Dzisiaj trochę z innej bajki i trochę złośliwie. Ale złośliwie na koniec.

W ramach wychodzenia z pudełka, czyli poszerzania horyzontów, wybrałem się na seminarium Funkcjonalne Biuro 2010. Były na nim zaprezentowane między innymi przykłady nowoczesnych biur korporacyjnych oraz wskazane najnowsze trendy w projektowaniu i realizacji miejsc do pracy XXI wieku.

Oto kilka „co ciekawszych” trendów:

  • Coraz więcej jest w biurach, również tych korporacyjnych, tzw. „hotdesków”. Są to biurka / miejsca pracy dzielone przez kilka osób, które na zmianę i w zależności od potrzeb korzystają z tego samego miejsca. Ma to głównie związek z upowszechnianiem się telepracy, czyli tego, że część swoich obowiązków możemy wykonywać poza biurem – najczęściej w domu (ale równie dobrze w kafejce, w parku na ławce, etc.). Według prelegentów trend ten dotyczy nie tylko firm, które mają „naturalne” tendencje do takiego funkcjonowania – jak np. firmy konsultingowe, ale też firm prawniczych, czy korporacji – np. branży FMCG.
  • To bardzo ciekawe: coraz częściej zarządy i prezesi umieszczają swoje biurka poza zamkniętym gabinetem, na ostatnim piętrze (z widokiem na chmury). Kolejne firmy decydują, że prezes / dyrektor będzie miał gabinet w postaci przeszklonego pomieszczenia. Niektóre idą dalej – stwierdzają, że miejsce prezesa / członków zarządu jest „między ludźmi” (np. na open space). Znam takie konkretne przykłady z firm w Polsce, więc tak faktycznie (gdzieniegdzie) się dzieje.
  • W wielu firmach biura zaczynają upodabniać się do klubu. Ma być ciekawie, atrakcyjnie, stylowo. Niemalże kultowym wzorem jest tu Google i m. in. biura tej firmy w Zurychu. Ale za Google idzie coraz więcej innych, niezwykle ciekawe wnętrza ma np. Unilever w Polsce. Zdjęcia biura Google’a ze Szwajcarii – na dole wpisu.
  • Dzisiejsze projektowanie biur wygląda znacznie inaczej niż 5 – 10 lat temu. Duży wpływ na aktualne wymagania i projekty ma nurt designe’u – wszystkie przedmioty poza spełnieniem swojej funkcji powinny być też atrakcyjne wizualnie, ładne. Nie bez znaczenia jest tu też rozwój technologii i idąca za nią globalizacja. Rozwój technologii pozwala na więcej, niesie ze sobą też pewne określone wymagania. Globalizacja – często oznacza standaryzację.
  • Popularne stają się mniejsze sale konferencyjne – służące za pokoje spotkań, prac grupowych. Widoczny też jest trend powstawania tzw. „budek telefonicznych” – które dają przestrzeń do spokojnego i efektywnego przeprowadzania rozmów telefonicznych. Albo co nie mniej istotne – spokojnej, cichej pracy. Albo głośnej – jak kto woli. Vide kabiny na zdjęciu poniżej.

Czy przestrzeń wokół nas ma znaczenie? Biorąc pod uwagę, że kwestie związane z przestrzenią biurową, jej uatrakcyjnieniem są często na jednym z ostatnich miejsc o jakich myślą zarządzający firmami, wydaje się że nie. (Napiszcie, że jest inaczej ;)).  Niemniej jednak – praktyka pokazuje, że jest dokładnie odwrotnie. Intuicja chyba też – czy możliwe jest, że ludzie będą energetyczni i inspirujący, w smutnych, szarych miejscach? Albo nawet kolorowych miejscach – ale jak z matrixa, takich samych (niejeden open-space).

Kilka tygodni temu odwiedziłem The Accenture Management Consulting Innovation Center w Singapurze. Rozmawiając z zarządzającym tym miejscem, zapytałem, co było dla niego największą niespodzianką w praktycznej działalności biznesowej tego miejsca (centrum uruchomiono kilka miesięcy temu). Powiedział, że największym zaskoczeniem dla pracujących tam ludzi i dla klientów, jest wpływ, jaki ma przestrzeń, na ludzi przebywających w pomieszczeniach centrum. Przestrzeń ultranowoczesna i zaprojektowana z myślą o pracy grupowej i kreatywnej. Klienci, którzy są zapraszani do pracy w tym miejscu sceptycznie podchodzą do jego fizycznych zalet… do momentu spróbowania. Okazuje, się, że w praktyce, miejsce ma niezwykłe znaczenia dla poziomu energii, samopoczucia, płynności i wygody pracy. Wnętrze i sposób zaprojektowania biura może pomagać, albo przeszkadzać w pracy. Albo nużyć.

Do podobnych wniosków, o niezwykle istotnej roli przestrzeni wokół nas, doszli konsultanci IDEO – opisując swoje doświadczenia w książce „10 faces of innovation”, którą właśnie kończę. Czy HR jako taki ma coś do tego? Z pewnością, bo jeśli zastanowić się nad tym, kto w zakresie swoich obowiązków ma kwestie związane z wyglądem biura… zwykle jest to dział zakupów? infrastruktury? inny-podobny? A jeśli popatrzymy na wpływ otoczenia – na pracowników – dlaczego zmian nie miałby dokonywać, czy choćby inicjować HR? (Jak to zrobić, to zupełnie inna kwestia, na pewno bez zaangażowania samych pracowników lepiej nie zaczynać, bo szkoda środków).

Tak, tak, obiecałem, że będzie złośliwie. Pisząc powyższe przypomniał mi się jeszcze jeden fragment wspomnianej książki. Fragment ten opisuje wspaniały przykład zwycięstwa kultury organizacyjnej nad strategią. Firma X zadecydowała, że potrzeba większej otwartości. W komunikacji i ogólnie, w życiu firmy. Pewno „wyszło tak” w badaniach, za które firma zapłaciła ciężkie pieniądze. A zatem… przy przeprowadzaniu się do nowego biura – zadecydowano, że ściany pomiędzy poszczególnymi pokojami i miejscami usadzenia, będą szklane. Faktycznie, widok po wprowadzeniu był imponujący, i kojarzący się z otwartością.

Widok ten kontrastował też mocno z tym, co konsultanci odwiedzający firmę zobaczyli za kilka miesięcy: szklane i przezroczyste ściany dokładnie powyklejane plakatami, wykresami, obrazkami, etc. Pokoje ponownie pięknie oddzielone. Na pewno na niejednej ścianie wisiały plakaty i wydruki na których znajdowała się definicja wartości firmy o nazwie „otwartość” ;)

A jak jest w Waszych biurach?