19. Zarządzanie w skali mikro

Autor: Paweł Wydymus

Niedawna wizyta w Estonii nasunęła mi kilka skojarzeń z tzw. mikro zarządzaniem (z ang. micro management). Estonia w porównaniu do naszego kraju jest mikroskopijna (cała jej populacja to 1,7 mln, co odpowiada ludności Warszawy) i to sprawia, że wszystko ma zupełnie inną skalę.

W Polsce tymczasem, mimo że skala większości biznesów jest znacznie większa niż w Estonii, zadziwiająco często menadżerowie lubią schodzić do skali mikro. Co jakiś czas słyszę od znajomych o szefach, którzy planują im pracę w najmniejszym drobiazgu, tudzież sprawdzają efekty ich pracy z dokładnością do przecinka (co i mnie się zdarza, ale z innych pobudek ;). Czy można więc stwierdzić, że ci szefowie postępują źle?

W teorii przyjmuje się, że zadaniem menadżera jest koordynowanie pracy podległego zespołu. W tym mieści się m.in. rozdzielenie zadań, pomoc w ich realizacji, a także skontrolowanie prawidłowości wykonania pracy, za którą przecież często to kierownik odpowiada przed kimś wyższym. Z tego punktu widzenia nie powinniśmy mieć szefom za złe, jeśli są zainteresowani pracą swoich ludzi. Według mnie podstawowe pytanie brzmi – jak bardzo w szczegóły zagłębiają się kierownicy? Wiele zależy od samej organizacji i rodzaju wykonywanych przez zespół zadań, jednak trudno mi wyobrazić sobie sytuację (poza produkcją i nieskomplikowanymi usługami), gdzie szef w sposób efektywny rozdziela zadania podwładnym na każdy dzień pracy. Może wtedy dojść do absurdalnej sytuacji, gdy rozdzielanie zadań i przedstawianie oczekiwań zabierze szefowi tyle czasu, że nie starczy go już na wsparcie osób potrzebujących w pracy pomocy czy poprawienie ewentualnych błędów. O długoterminowym planowaniu i rozwoju nie wspominając. Podobnie bezcelowe wydaje mi się codzienne pytanie o postępy w pracy nad zadaniem, które zaplanowane jest na przynajmniej miesiąc, albo prośba o informowanie o każdym postępie w pracy (np. poprzez kopiowanie w mailach).

Najczęstszą przyczyną mikro-zarządzania jest wg mnie brak zaufania do pracowników, nieco rzadziej brakiem wiary w ich umiejętności, a już najrzadziej rzeczywisty brak umiejętności. To ostatnie zresztą najprościej rozwiązać – wystarczy wspólna praca nad zadaniem i coaching. Co do braku wiary lub/i zaufania, to chyba najlepiej rzucić się na głęboką wodę i po prostu dać pracownikom szansę. Może nie na kluczowym projekcie, bo to mogłoby spowodować osiwienie odpowiedzialnego menadżera, ale przy wszelkich „normalnych” zadaniach jest to jak najbardziej wskazane. Ludzie mają to do siebie, że zazwyczaj – obdarzeni zaufaniem – starają się spełnić pokładane w nich nadzieje. Natomiast jeśli czują, że tego zaufania nie ma – prędzej czy później starają się mniej. Zwłaszcza jeśli ich pomysły nie spotykają się z uznaniem szefa, który woli wszystko po swojemu.

Trudniejszą kwestią jest zwrócenie szefowi uwagi, że wg nas jest zbyt drobiazgowy. Część z nich może się niestety obrazić. Zwłaszcza ci, którzy uważają mniej lub bardziej świadomie, że mają „monopol na wiedzę”. Myślę jednak, że otwarte powiedzenie o sprawie powinno pomóc. Albo szef zgodzi się i da szansę wykazać się nam samodzielnością, albo będzie kontynuował swoje metody. Wtedy jednak wiemy, na czym stoimy i w ostateczności zastosowanie może znaleźć stare korporacyjne przysłowie: Jeśli nie możesz zmienić szefa, zmień pracę. Życzę Wam jednak, żebyście mieli rozsądnych szefów.