15. Zaczynam o 8. O której jestem na miejscu?

Autor: Michał Zaborek

Pytanie z tytułu dotyczy hipotetycznej sytuacji w której masz do przeprowadzenia dla przykładu:

a)      prezentację (na jakiś temat, oferty sprzedażowej, produktowej, etc.),
b)      szkolenie,
c)       wykład,
d)      ważne spotkanie, na którym będziesz wykorzystywać cokolwiek, poza sobą (np. laptop, rzutnik, makietę),
e)      i te de.

A zatem zaczynasz o 8.00. O której będziesz na miejscu?

Wiem, to zależy od wielu czynników. Ale generalizując i sprowadzając do wspólnego mianownika, o ile nie jest to sytuacja standardowa i powtarzalna, a miejsce nie jest oddalone od Twojego miejsca zamieszkania o 5 minut? Moim zdaniem 7.00 to najpóźniej. A oto dlaczego.

W zeszłym tygodniu miałem przyjemność poprowadzić 0,5 dniowy warsztat z kultury organizacyjnej, dla studentów CEMS SGH. Zaczynałem punkt ósma. Na miejscu byłem o 6:50. Miejsce, droga, jest mi dobrze znana, ale i tak ledwo się wyrobiłem z rozpoczęciem. A powodów było kilka…

Po pierwsze – okazało się że ponad 20 okien w auli jest odsłoniętych. Nie ma automatycznego opuszczania żaluzji. Okna od wschodu, słońce mimo spadku swej aktywności, świeciło całkiem mocno. Poszukiwanie automatycznego opuszczania, w gąszczu przycisków – 3 minuty, nie ma. Zdobycie klucza do drugiego piętra auli (tam też są okna) – 5 minut. Ręczne przysłonięcie okien – 10 minut. Rozgryzienie w jaki sposób działa włączanie i wyłączanie oświetlenia (ładnych kilka przycisków) – 5 minut. Opuszczenie ekranu do rzutnika – 5 minut (przez 4,5 minuty najzwyczajniej w świecie nie mogłem znaleźć włącznika). Podłączenie laptopa do głośników zamontowanych w auli – ok. 30 minut. Na miejscu są panowie akustycy (pomoc techniczna), ale… akurat sobie gdzieś poszli, gdy ja ich szukałem. Udało mi się ich zlokalizować o 7:55, ale w międzyczasie kilka razy schodziłem z góry na dół do ich siedziby (za trzecim razem zostawiłem im kartkę). Głośniki podłączone o 7:57.

W prezentacji / spotkaniu / wykładzie / szkoleniu mamy 2 szanse na pierwsze wrażenie. Ta pierwsza jest przed rozpoczęciem, wtedy, gdy uczestnicy / goście wchodzą do sali. I mogą nas zobaczyć jak biegamy nerwowo zasłaniając okna / próbując podłączyć laptopa / rozkładając materiały / robimy inne, konieczne przygotowania. Albo mogą nam uścisnąć rękę i odpowiedzieć na rozluźniony uśmiech. Nie wszystko, co musi pójść dobrze jest pod naszą kontrolą. Ale czas przybycia na miejsce, najczęściej tak.

Podobnie jak w powyższym przykładzie, przygotowanie i pokonanie nieprzewidzianych trudności może być czasochłonne. Dobre pierwsze wrażenie – bywa bezcenne.